E-mail deliverability: zo kom je in de inbox (2026)

Je komt in de inbox als ontvangende servers kunnen controleren dat jij echt de afzender bent, en als ontvangers je mail niet als spam markeren. Technisch betekent dat SPF, DKIM en DMARC op orde. Praktisch betekent het: rustig opbouwen, een schone lijst en mail die mensen willen krijgen.

Sinds februari 2024 stellen Gmail en Yahoo harde eisen aan afzenders, en sinds mei 2025 doet Microsoft dat voor Outlook.com. Hieronder staat wat ze precies vragen, uit hun eigen documentatie.

Wat is deliverability eigenlijk?

Deliverability is de kans dat je mail in de inbox landt, niet alleen dat hij “afgeleverd” wordt. Een mail kan technisch aankomen en toch in de spammap verdwijnen. Mailproviders beslissen dat op basis van:

• authenticatie: kan de afzender bewijzen dat hij mag mailen namens dit domein?
• reputatie: hoe hebben ontvangers eerder op mail van dit domein en deze servers gereageerd?
• gedrag: stijgt het volume ineens, komen er veel bounces of spammeldingen?

SPF, DKIM en DMARC in gewone taal

SPF: wie mag er namens je domein mailen?

SPF is een regel tekst in de DNS van je domein, met een lijst van alle servers die voor jouw domein mail versturen. Een ontvangende server kan zo controleren of een mail van een toegestane server komt. Google schrijft dat SPF helpt voorkomen dat je uitgaande mail als spam wordt gemarkeerd.

DKIM: een handtekening op elke mail

Bij DKIM zet je verzendserver een digitale handtekening op elke mail. De bijbehorende publieke sleutel staat in je DNS. De ontvanger gebruikt die sleutel om de handtekening te controleren. Zo kan niemand anders ongemerkt mail namens jouw domein versturen of je bericht onderweg aanpassen.

DMARC: wat als de controle faalt?

DMARC is ook een DNS-record. Daarin zeg je wat ontvangers moeten doen met mail van jouw domein die niet door SPF of DKIM komt: afleveren (p=none), in quarantaine zetten (p=quarantine) of weigeren (p=reject). Je kunt er ook rapporten mee ontvangen over wie namens jouw domein mailt.

Google raadt aan te beginnen met p=none, te kijken hoe je mail wordt beoordeeld, en daarna stap voor stap naar quarantine of reject te gaan.

Alignment: het domein moet kloppen

DMARC kijkt ook of het domein in het zichtbare “Van”-adres overeenkomt met het domein dat door SPF of DKIM is gecontroleerd. Dat heet alignment. Voor bulkverzenders is dat bij Gmail verplicht.

Wat eisen Gmail, Yahoo en Outlook.com?

Gmail (sinds 1 februari 2024)

Deze eisen gelden voor mail naar persoonlijke Gmail-accounts (eindigend op @gmail.com of @googlemail.com). Volgens Google’s FAQ gelden ze niet voor mail naar Google Workspace-accounts, zoals de meeste zakelijke adressen op Google.

Voor alle afzenders:

• SPF of DKIM voor je verzenddomein;
• geldige forward en reverse DNS (PTR-record) voor je verzend-IP;
• een TLS-verbinding;
• spampercentage in Postmaster Tools onder 0,3%;
• mail opgemaakt volgens RFC 5322, en geen Gmail-adres in je “Van”-regel nabootsen.

Voor afzenders van meer dan 5.000 berichten per dag komt daarbij:

• SPF én DKIM;
• een DMARC-record; p=none is voldoende;
• alignment tussen het “Van”-domein en het SPF- of DKIM-domein;
• voor marketing- en abonnementsmail: one-click afmelden (de headers List-Unsubscribe-Post: List-Unsubscribe=One-Click en List-Unsubscribe) en een zichtbare afmeldlink in de mail;
• spampercentage onder 0,10%, en nooit 0,30% of hoger.

Wie telt als bulk sender? Volgens Google’s FAQ iedere afzender die ongeveer 5.000 of meer berichten binnen 24 uur naar persoonlijke Gmail-accounts stuurt. Mail vanaf subdomeinen telt mee bij het hoofddomein: 2.500 vanaf voorbeeld.nl en 2.500 vanaf nieuws.voorbeeld.nl is samen 5.000. En wie die grens één keer haalt, blijft permanent bulk sender.

Google raadt aan afmeldingen binnen 48 uur te verwerken. Sinds november 2025 treedt Gmail strenger op tegen mail die niet aan de eisen voldoet, tot en met tijdelijke en permanente weigering.

Yahoo (sinds februari 2024)

Voor alle afzenders: minimaal SPF of DKIM, spampercentage onder 0,3%, geldige forward en reverse DNS, en naleving van RFC 5321 en 5322.

Voor bulkverzenders: SPF én DKIM, een geldig DMARC-beleid van minimaal p=none waarbij DMARC moet slagen, een werkende list-unsubscribe-header met one-click afmelden voor marketing- en abonnementsmail, en afmeldingen verwerken binnen twee dagen. Yahoo noemt op die pagina geen getal voor wanneer je bulkverzender bent.

Outlook.com (sinds 5 mei 2025)

Microsoft kondigde op 2 april 2025 eisen aan voor domeinen die meer dan 5.000 mails per dag sturen naar de consumentendiensten van Outlook.com: adressen op hotmail.com, live.com en outlook.com. De eisen:

• SPF moet slagen voor het verzenddomein;
• DKIM moet slagen;
• DMARC met minimaal p=none, en alignment met SPF of DKIM (liefst beide).

In een update van 29 april 2025 schrijft Microsoft dat mail die hier niet aan voldoet wordt geweigerd met de foutcode 550; 5.7.515. Op dezelfde pagina staat ook nog de oudere tekst dat zulke mail eerst naar de map Ongewenst gaat. De update is het recentst.

Microsoft raadt daarnaast aan, zonder het te verplichten: een geldig “Van”- of “Beantwoorden”-adres dat reacties kan ontvangen, een duidelijke afmeldlink, regelmatig ongeldige adressen verwijderen, en eerlijke onderwerpregels.

Wat betekent dit voor B2B-outreach?

Veel B2B-mail gaat naar zakelijke domeinen, niet naar Gmail of Hotmail. Toch loont het om aan de strengste eisen te voldoen. Ze zijn de basis waar alle grote providers op filteren, en een deel van je lijst zit altijd op een consumentenadres.

Waarom een apart verzenddomein?

Je reputatie hangt aan je domein. Gaat er iets mis met een outreachcampagne, dan wil je niet dat de mail van je boekhouding of support daaronder lijdt. Daarom kun je outreach het best vanaf een apart domein versturen, dat herkenbaar bij je bedrijf hoort. Google adviseert in dezelfde geest om verschillende soorten mail van elkaar te scheiden, bijvoorbeeld met aparte afzenders.

Let op: Google telt subdomeinen mee bij het hoofddomein voor de bulkgrens. Een subdomein van je hoofddomein is voor die telling dus niet los.

Opwarmen: rustig opbouwen

Een nieuw domein of een nieuwe mailbox heeft nog geen reputatie. Google schrijft dat je volume geleidelijk moet laten groeien en plotselinge pieken moet vermijden. Een voorbeeld dat Google geeft: je volume ineens verdubbelen kan al leiden tot beperkingen of een lagere reputatie. Houd tijdens het opbouwen Postmaster Tools in de gaten.

Hoeveel mails per mailbox per dag?

Daar bestaat geen officieel getal voor. Google, Yahoo en Microsoft noemen geen maximum voor outreach per mailbox. Wat wel vaststaat: spreid je mail over meerdere mailboxen en over de dag, bouw langzaam op en stop bij de eerste tekenen van problemen. Een daglimiet per mailbox helpt je daarbij.

Lijsthygiëne: bounces en verificatie

Een mail naar een adres dat niet bestaat, levert een bounce op. Veel bounces laten zien dat je lijst niet klopt, en dat weegt mee in je reputatie. Microsoft noemt het regelmatig verwijderen van ongeldige adressen expliciet als aanbeveling.

• Verifieer adressen voordat je ze in een campagne zet.
• Verwijder harde bounces direct.
• Koop geen adressen. Google raadt dat af: mensen die zich niet hebben aangemeld, markeren je mail eerder als spam.
• Verwerk afmeldingen snel, bij voorkeur binnen de 48 uur die Google aanraadt.

Inhoud: schrijf voor mensen

• Eén boodschap per mail, en geen promotie in bijvoorbeeld een factuurmail. Google raadt aan verschillende soorten inhoud niet te mengen.
• Een eerlijke onderwerpregel.
• Een echt “Van”-adres dat reacties ontvangt.
• Een duidelijke, gratis manier om af te melden, in elke mail. Wat er verder in een goede cold e-mail hoort, lees je in Cold e-mail in B2B.

Hoe houd je het in de gaten?

• Google Postmaster Tools. Hier zie je voor je domein het spampercentage, je reputatie en of je aan de afzendereisen voldoet. Google heeft er een dashboard voor de nalevingsstatus aan toegevoegd. Je verifieert je domein met een TXT-record in je DNS.
• DMARC-rapporten. Laat ze binnenkomen en kijk wie er namens jouw domein mailt.
• Bounces, afmeldingen en spammeldingen per campagne.
• Reacties, niet opens. Apple schrijft dat Mail Privacy Protection voorkomt dat afzenders zien of een mail is geopend. Opens zijn daardoor geen betrouwbare meetlat.

Hoe regelt Re:Shark dit?

Je verstuurt vanuit je eigen domeinen en mailboxen, die je in Re:Shark registreert of koppelt. Daarna regelt Re:Shark de techniek:

• DNS, DMARC, DKIM en SPF worden automatisch ingesteld.
• Warm-up van mailboxen en rotatie van domeinen lopen automatisch.
• Eigen mailservers in de EU.
• Opwarmtijd: reken op twee tot drie weken voordat een nieuw domein grotere aantallen kan versturen.
• Daglimieten per mailbox: je stelt per mailbox verzendtijden en een daglimiet in. Is de limiet bereikt, dan gaan de overige mails de volgende verzenddag mee.
• Gekoppelde Gmail of Outlook: dat kan ook, met een limiet van tien prospectmails per gebruiker per dag.

Hoeveel domeinen en mailboxen in je abonnement zitten, zie je op de prijzenpagina. Hoe campagnes en opvolging werken, lees je bij e-mailoutreach.

Checklist

• SPF, DKIM en DMARC ingesteld, met alignment op je “Van”-domein.
• DMARC-beleid gestart op p=none, met een plan om naar quarantine of reject te gaan.
• PTR-record en TLS op je verzendservers.
• Apart verzenddomein voor outreach, en weten dat subdomeinen meetellen bij je hoofddomein.
• Opwarmen voordat je volume maakt, en daarna geleidelijk opbouwen.
• Daglimiet per mailbox en mail gespreid over de dag.
• Adressen geverifieerd, harde bounces direct verwijderd, geen gekochte lijsten.
• Afmelden in elke mail, one-click waar het moet, verwerkt binnen 48 uur.
• Spampercentage onder 0,10% in Postmaster Tools.
• Sturen op reacties, niet op opens.

Mail je naar personen, denk dan ook aan de AVG: AVG en B2B-data: wat mag je bij prospecting?